Catering für Events passend zum Ablauf auswählen und Kosten vergleichen

Ein Empfang mit Bewegung stellt andere Anforderungen an die Verpflegung als ein gemeinsames Abendessen mit festen Sitzplätzen. Auch Gästezahl, Veranstaltungsdauer, Raum und vorhandene Ausstattung beeinflussen, welche Cateringform praktikabel ist und welche Kosten neben den Speisen anfallen. Statt nur den Preis pro Person zu vergleichen, lohnt es sich, zuerst den Ablauf festzulegen und dann die Angebote nach denselben Leistungspositionen zu prüfen.

Welche Cateringform passt zum Ablauf Ihres Events?

Entscheidend ist, was die Gäste während des Essens tun: Bleiben sie an ihren Plätzen, bewegen sie sich im Raum oder kommen sie nur kurz an einer Station vorbei? Auch die Länge der Veranstaltung und der Zeitpunkt der Essensausgabe spielen eine Rolle. Wer diese Fragen vor einer Anfrage beantwortet, kann gezielter vergleichen.

Buffet

Ein Buffet bietet verschiedene Speisen zur Selbstbedienung. Es passt, wenn Gäste flexibel essen und aus mehreren Komponenten wählen sollen. Planen Sie dafür genügend Platz für Ausgabe und Warteschlangen ein. Fragen Sie, wer das Buffet nachfüllt und betreut und ob Warmhalte- oder Kühltechnik, Geschirr und Reinigung enthalten sind.

Fingerfood

Fingerfood eignet sich für einen Empfang oder ein Programm, bei dem viele Gäste stehen und sich bewegen. Es braucht nicht zwingend einen festen Essensbereich, doch die Häppchen müssen zum Anlass und zum geplanten Ablauf passen. Klären Sie, ob die Speisen auf Platten bereitgestellt oder vom Service herumgereicht werden. Diese Variante kann zusätzlichen Personalaufwand bedeuten.

Serviertes Menü

Ein Menü mit Service am Platz gibt dem Essen einen klaren Ablauf und eignet sich für Veranstaltungen mit festen Sitzplätzen. Dafür müssen Tischordnung, Essenszeiten und die Zahl der Gänge mit dem Programm zusammenpassen. Stimmen Sie außerdem ab, wie Sonderwünsche berücksichtigt werden und ob Getränke, Geschirr und Servicekräfte im Angebot enthalten sind.

Welche Faktoren bestimmen die Gesamtkosten?

Der Preis für die Speisen ist nur ein Teil der Kalkulation. Je nach Veranstaltung kommen Getränke, Personal, Geschirr, Gläser, Tischwäsche, Ausgabe- oder Küchentechnik, Transport und Auf- sowie Abbau hinzu. Auch die Entfernung, der Zugang zur Location, verfügbare Anschlüsse und die Dauer des Einsatzes können den Aufwand beeinflussen.

Vergleichen Sie Angebote deshalb nicht allein anhand eines Betrags pro Person. Prüfen Sie, welche Mengen und Leistungen darin enthalten sind, ob Mindestmengen gelten und wie Änderungen der Gästezahl behandelt werden. Bei Pauschalangeboten sollte klar sein, welche Bestandteile dazugehören und welche separat berechnet werden. Die IHK Hannover erläutert die steuerliche Behandlung von Speisen und Getränken im Catering; für einen Angebotsvergleich bleiben die konkret vereinbarten Leistungen maßgeblich.

Wie planen Sie Catering Schritt für Schritt?

1. Ablauf und Rahmen festhalten: Notieren Sie Anlass, Veranstaltungsdauer, ungefähre Gästezahl, Essenszeiten, Sitzordnung und verfügbare Ausstattung. Stimmen Sie diese Eckpunkte mit Ihrer Location ab.
2. Cateringform auswählen: Entscheiden Sie anhand des Ablaufs, ob Selbstbedienung, herumgereichtes Fingerfood oder ein Menü am Platz besser passt.
3. Bedarf und Ernährungshinweise klären: Fragen Sie Gäste nach relevanten Ernährungsbedürfnissen und vereinbaren Sie, wie die Informationen an den Speisen verfügbar sind. Die Verbraucherzentrale NRW informiert über die Kennzeichnung von Allergenen und Zusatzstoffen. Bei losen Speisen ist die Allergeninformation besonders zu beachten.
4. Angebote auf gleicher Grundlage anfragen: Geben Sie allen Anbietern dieselben Angaben zu Gästezahl, Ort, Zeitplan, Speiseform und Ausstattung. So lässt sich besser erkennen, wodurch sich die Angebote unterscheiden.
5. Leistungen schriftlich festhalten: Vereinbaren Sie Lieferzeit, Aufbau, Serviceumfang, Abbau, Ansprechpartner und den Umgang mit Änderungen. Für das Gesamtbudget der Veranstaltung sollte auch die Planung von Location und Budget einbezogen werden.

Was sollten Sie vor der Zusage prüfen?

Lesen Sie das Angebot daraufhin, ob Speisen und Getränke klar beschrieben sind und ob Personal, Equipment, Transport und zusätzliche Arbeitszeiten erfasst werden. Prüfen Sie auch, wer vor Ort für Ausgabe, Nachfüllen, Abfall und Reinigung zuständig ist. Fehlt eine Position, fragen Sie nach, ob sie nicht benötigt wird oder später separat anfällt.

Kontrollieren Sie außerdem, ob der vorgeschlagene Ablauf zur Location passt: Reichen Platz und Anschlüsse für die geplante Ausgabe? Ist genug Zeit für Anlieferung und Aufbau vorgesehen? Bei einem Buffet müssen Gäste die Speisen gut erreichen können; bei einem Menü sollten Service und Gänge mit dem Programm abgestimmt sein. Das BMEL-Leitfaden zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen bei Veranstaltungen betont die Bedeutung einer passenden Vorbereitung und Durchführung, damit weniger Essen übrig bleibt.

Halten Sie die endgültige Gästezahl, vereinbarte Änderungen und die Verantwortlichkeiten schriftlich fest. So können Sie am Veranstaltungstag prüfen, ob Catering, Raum und Zeitplan zusammenpassen, ohne den Kostenvergleich auf einen einzelnen Menü- oder Stückpreis zu verkürzen.

In der Rubrik Events